Halo Pembaca sekalian…!
saya akan menjelaskan sedikit tentang kesekretarisan menurut apa yang tlah saya dapakan di sekolah.
secretaris :
SECRET (Bahasa Inggris)
SECRETUM (Bahasa Latin)
= Rahasia
SECRETARIUS
= Confidential employee
Pegawai yang menangani hal-hal yang bersifat rahasia
SEKRETARIS adalah seorang yang membantu seorang pimpinan atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pimpinan atau kegiatan.
SEKRETARIS
SECRETUM = RAHASIA
DAPAT MENYIMPAN RAHASIA PERUSAHAAN / ATASAN
TANGAN KANAN PIMPINAN
MEMBANTU PIMPINAN MENCAPAI TUJUAN PERUSAHAAN DALAM HAL BERTANGGUNG JAWAB ATAS KELANCARAN ADMINISTRASI PERUSAHAAN KHUSUSNYA YANG MENYANGKUT ATASAN.
MITRA KERJA / PARTNER KERJA .
KEDUDUKAN DAN PERAN SEKRETARIS
A. Berdasarkan Luas Ruang Lingkup dan tanggung jawab
Sekretaris Organisasi (Executive Secretary)
Seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusajaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah tertentu.
Bertindak sebagai : Sebagai kepala sekretariat
Kewenangan : Membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi, dan tata kerja.
Contoh : – Sekretaris Jenderal Departemen
- Sekretaris Wilayah Daerah
- Sekretaris Perusahaan
2. Sekretaris Pribadi (Private Secretary / Personal Secretary)
3. Sekretaris Pimpinan
B. Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerjanya
Sekretaris Junior (Junior Secretary)
Yaitu sekretaris yang baru memulai bekerja / kariernya, yang masih memerlukan bimbingan, latihan dan pembiasaan.
2. Sekretaris Senior (Senior Secretary)
Yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan bekerja yang baik, dapat bekerja sendiri dan berpengalaman.
C. Berdasarkan Spesialisasi (Bidang khusus dalam pekerjaan)
1. Sekretaris bidang Teknik (Technical Secretary)
2. Sekretaris bidang Hukum (Legal Secretary)
3. Sekretaris bidang Akuntansi (Accounting Secretary)
4. Sekretaris bidang Kedokteran / Farmasi (Medical Secretary)
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
PERUBAHAN PARADIGMA
Pada saat ini fungsi manajemen perkantoran tidak hanya berkaitan dengan “pekerjaan – pekerjaan kertas” (paper works) dan ketatausahaan (clerical works), namun terutama berkaitan dengan informasi yang harus dikelola secara sistematik agar berguna sebagai bahan dalam pembuatan keputusan.
Fungsinya bergerak dari fungsi statis ke fungsi dinamis, karena menejemen perkantoran itu tidak hanya terlibat pada “gerakan” dalam bentuk arus data, tetapi juga perubahan – perubahan intern dan ekstern. Oleh karena itulah menejemen perkantoran telah mengalami perubahan paradigma –kerangka berpikir- dari paradigma konvensional ke paradigma struktural.
Paradigma manajemen
Perkantoran konvensional
Bersifat Tayloristik: menejemen perkantoran sebagai kajian mengenai organisasi tingkat bawah.
Bersifat klerikalistik: menejemen perkantoran sebagai pekerjaan tatausaha (paper works).
Paradigma menejemen
perkantoran struktural
Bersifat Druckeristik: menejemen perkantoran sebagai kajian mengenai sistem informasi untuk pembuatan keputusan.
Bersifat fungsionalistik: menejemen perkantoran :
(1) menghimpun dan
merekam data intern dan
ekstern organisasi:
(2) menganalisis data agar
menjadi informasi yang
signifikan;
(3) menyajikan informasi untuk
pembuatan keputusan; dan
(4) merawat aktiva.
Bersifat Teknis
manaj. Perkantoran hanya berhubungan dengan keputusan-keputusan operatif
Bersifat sekunder.
manaj.perk. Merupakan fungsi sekunder terhadap tujuan pokok usaha; manajemen produksi berfungsi sebelum manaj.perk. Itu berfungsi
Bersifat manajerial.
manaj. Perk. Menyajikan informasi untuk proses pembuatan keputusan bagi semua hierarki manajemen, baik keputusan teknis, operatif, eksekutif maupun manajerial
Bersifat Partisipatif
Man.Perk. Mempunyai yg sama dg fungsi manaj. Lainnya. Sebagi sebuah komponen dalam suatu keseluruhan sistem manj. Perk. Ikut membentuk ”kemitraan yg sederajat” (partnership of equals) dan ikut serta bertg jwb dlm memasok masukan ketika proses pembuatan keputusan itu berlangsung.
AKTIVITAS BIDANG MANAJEMEN
Bidang Aktivitas
Manaj. Produksi Menambah nilai produksi
Manaj. Marketing Menyalurkan produksi
dari produsen kekonsumen
Manaj. Keuangan Memperoleh & memanfa-
atkan alat pembayaran
Manaj. Personalia Mengaadakan,
mengembangkan s.d
memberhentikan
Manaj. Kantor Mengelola informasi dan
membuat keputusan.
KANTOR DAPAT BERTINDAK SEBAGAI
Sebagai pusat syaraf adm. Dan perencanaan kebijakasanaan
Sebagai perantara (penghubung) satu pabrik dengan pemasok bahan yang dibutuhkan
Sebagai tempat penyelesaian persoalan
Sebagai koordinator (personalia, laporan pabrik dll
Sebagai penghuung dengan masyarakat
Kantor bersifat sentripetal dan sentrifugal.
